Vous voulez collaborer à faire de Bruxelles une ville avec de l’air pur et des rues sûres ? Vous avez un cœur pour Bruxelles, vous avez envie de vous engager politiquement ? Vous aimez mettre la main à la pâte ? L’accueil des citoyen·ne·s, la gestion des courriels, d’un agenda, la gestion des tâches administratives … sont vos dadas ? Vous êtes à l’aise dans un contexte bilingue et savez garder une vue d’ensemble ?
Contexte
Les 4 Echevin·e·s Ecolo-Groen de la Ville de Bruxelles constituent pour la législature communale 2018-2024 un cabinet commun. Dans ce cadre, chaque Echevin·e dispose d’un Chef de cabinet assurant le suivi de ses compétences. Les conseillers/ères politiques thématiques sont responsables du suivi des thématiques qui leur sont attribuées, sous la supervision du Chef de cabinet compétent. Une cellule administrative, composée d’assistant·e·s administratifs/ves, assure la permanence et le suivi administratif des tâches du cabinet.
Quelle est l’objectif de la fonction ?
En tant qu’assistant·e administratif.ve de l’Echevin, vous êtes responsable de l’organisation de son travail : planning de son agenda, organisation et suivi des réunions et rendez-vous, suivi du courrier, préparation et suivi administratif des collèges et conseils communaux.
Vous serez accompagné.e et soutenu.e par la Cheffe de cabinet et pouvez compter sur le soutien et la collaboration des autres membres du cabinet et des autres assistant·e·s du cabinet commun.
Quelles sont vos responsabilités et tâches ?
- Vous gérez l’agenda de l’Echevin : vous assurez un planning réaliste des diverses réunions
- Vous assurez que l’Echevin dispose de toutes les informations nécessaires au sujet de la réunion
- Vous invitez les différentes parties prenantes aux réunions liées aux compétences de l’Echevin
- Vous organisez des événements de participation et d’information avec les riverain.e.s
- Vous gérez la boite mail du cabinet et vous vous assurez que les questions envoyées par les citoyen.ne.s reçoivent une réponse utile et complète dans les meilleurs délais en collaboration avec les services et conseillers de cabinet concernés.
- Vous réceptionnez le courrier écrit et assurez son suivi
- Vous écrivez des courriers, vérifiez l’orthographe et la mise en page des notes et courriers sortants du cabinet
- Vous organisez le classement des dossiers (digitaux et papiers) relevant du cabinet
- Vous aidez les collaborateurs du cabinet dans la recherche de documents et informations diverses
- Vous traduisez de petits textes vers votre langue maternelle
- En collaboration avec la cellule administrative du cabinet commun, vous collaborez à
- La permanence dans les bureaux du cabinet
- La permanence téléphonique
- L’accueil des invité·e·s
- La réservation et préparation des salles de réunion ou réunions virtuelles
- Les commandes et livraisons de fournitures du cabinet
- La comptabilité du cabinet
Qui êtes-vous ?
Formation, compétences, expérience
- Diplôme de l’enseignement supérieur (baccalauréat- graduat) en secrétariat ou relations publiques, ou disposer d’une expérience équivalente probante en secrétariat ;
- Maîtrise approfondie du Français et du Néerlandais (rédaction et orthographe) ;
- Capacité d’organisation et de rigueur ;
- Capacité de travailler de façon autonome, dans un cadre défini ;
- Confidentialité, loyauté et discrétion ;
- Maîtrise des outils de bureautique et de communication : traitement de texte, tableur, bases de données, messageries, réseaux sociaux, présentation, internet, etc ;
- Connaissance du territoire et du tissu de la Ville de Bruxelles ;
- Connaissance du fonctionnement et des compétences communales est un atout.
Contrat
- Temps de travail : temps plein ;
- Durée : contrat de travail à durée indéterminée, mais lié à la mandature communale ;
- Rémunération : contrat niveau B, pris en compte de l’ancienneté pertinente, possibilité de prime de bilinguisme ;
- Lieu de travail : Hôtel de Ville de Bruxelles ;
- Entrée en fonction : immédiate.
Dépôt de candidature
Les candidatures (CV + lettre de motivation) doivent être envoyées au plus tard pour le 27 mars à kabinet.b.dhondt@brucity.be.
Une présélection sera réalisée sur base des dossiers de candidature. Les candidat.e.s présélectionné.e.s seront invité.e.s aux épreuves de sélection (tests et entretiens).
Toute demande d’information complémentaire peut être adressée à An Descheemaeker, via an.descheemaeker@brucity.be ou au +32 2 279 48 02.
Merci d’avance pour votre intérêt,
Bart Dhondt, Echevin de la Mobilité et des Travaux publics
