Heb je zin om, samen met ons, van Brussel een stad te maken met gezonde lucht en veilige straten? Zit Brussel in je binnenzak, heb je voeling met mobiliteit en spreekt de politiek je aan? Steek je graag je handen uit de mouwen? Zijn mailbox- en agendabeheer, secretariaat en administratieve taken je ding? Voel je je goed in een tweetalige context en ben je goed in het overzicht behouden?
Dan ben jij de persoonlijk medewerker waar ik naar op zoek ben.
Context
Ecolo-Groen is met vier Schepenen vertegenwoordigd in het College van de Stad Brussel. De vier Schepenen vormen samen een gemeenschappelijk kabinet. Elke Schepen heeft zijn/haar kabinetschef voor de opvolging van zijn/haar bevoegdheden en aansturing van zijn/haar medewerkers.
Elke Schepen heeft ook een persoonlijk medewerker. Het gemeenschappelijk kabinet heeft een administratieve cel gevormd door de administratieve medewerkers van de Schepenen, samen verzorgen zij de permanentie en de administratieve organisatie van de 4 kabinetten.
Wat is het doel van deze functie?
Als persoonlijk administratieve medewerker van de schepen ben je verantwoordelijk voor de werkorganisatie van de Schepen : planning van de agenda, organisatie en opvolging van vergaderingen en ontmoetingen, opvolging van de briefwisseling, administratieve voorbereiding en opvolging van de colleges en gemeenteraad.
Je wordt hierbij aangestuurd door de kabinetschef en kan rekenen op de steun en samenwerking van de andere leden van het kabinet en administratieve medewerkers.
Wat zijn je verantwoordelijkheden en taken?
- Je beheert de agenda van de Schepen : je zorgt hierbij voor een realistische planning van de verschillende vergaderingen
- Je zorgt ervoor dat de schepen alle nodige informatie heeft over de meetings
- Je nodigt allerhande actoren uit op meetings gerelateerd aan de bevoegdheden van de Schepen.
- Je organiseert participatiemomenten en informatiemomenten met bewoners ;
- Je beheert de mailbox van het kabinet. Je zorgt ervoor dat vragen een tijdig antwoord krijgen in samenwerking met de betrokken administraties en kabinetsmedewerkers.
- Je ontvangt de post en zorgt voor een goede opvolging.
- Je schrijft brieven, verzorgt de lay-out van teksten en andere uitgaande briefwisseling.
- Je organiseert de klassering van de dossiers (digitaal en op papier) van het kabinet.
- Je ondersteunt de adviseurs met opzoekingswerk en de administratieve voorbereiding en opvolging van dossiers.
- Je voert kleine vertalingen uit.
- Als lid van de administratieve cel van het gemeenschappelijk kabinet, verzorg je mee
- de permanentie (fysiek en telefonisch) tijdens de kantooruren.
- het (telefonisch) onthaal van de bezoekers.
- De reservering en klaarzetten van vergaderzalen of online meetings
- bestellingen en leveringen voor het kabinet
- De boekhouding van het kabinet
Wie ben je en wat kan je?
Vorming, vaardigheden en ervaring
- Je beschikt over een bachelorsdiploma in een administratieve richting of beschikt over relevante ervaring in een administratieve job.
- Je bent tweetalig.
- Je kan goed om met vragen van burgers en verzorgt zo het onthaal van het kabinet.
- Je bent nauwgezet en punctueel.
- Je kan autonoom werken binnen een duidelijk werkkader.
- Je werkt respectvol, discreet en loyaal.
- Je kan vlot overweg met kantoor- en communicatie software (MS Office) : tekstverwerking, excell, databanken, mailbeheer, sociale netwerken, presentaties, layout, mailchimp, …;
- Kennis van het brussels netwerk en territorium ;
- Kennis hebben van de administratieve werking van een Brussels gemeentebestuur en specifiek de Stad Brussel is een troef.
CONTRACT
- Je werkt onder een voltijds contract van onbepaalde duur (contract wordt opgezegd op het einde van de legislatuur).
- Verloning : niveau B contract, relevante anciënniteit wordt gevaloriseerd, een tweetaligheidspremie is mogelijk.
- De plaats van tewerkstelling: Stadhuis van de Stad Brussel, Grote Markt.
- Indiensttreding: zo snel mogelijk.
CONTACT
Kandideren doe je door je CV en motivatiebrief op te sturen naar kabinet.b.dhondt@brucity.be en dit tegen zondag 27 maart 2022.
PROCEDURE
Op basis van de CV en motivatiebrief wordt een eerste selectie gemaakt. De weerhouden kandidaten worden uitgenodigd voor een proef en een gesprek.
Wens je meer informatie over de job, dan kan je contact opnemen met An Descheemaeker via an.descheemaeker@brucity.be of via het telefoonnummer +32 2 279 4802.
Alvast bedankt voor uw interesse,
Bart Dhondt, Schepen van Mobiliteit en Openbare werken.
